מה הופך אופסייט למוצלח

תכנון אופסייט מוצלח היא הדרך לתת לצוות שלכם הפסקה מהשגרה והגירויים הרגילים של המשרד, ולייצר יחד חוויות ורעיונות פורצי דרך. כדי להימנע ממצב שבו כולכם בסוף סתם יושבים סביב שולחן גדול, מגלגלים עיניים זה על זה ומחכים לארוחת הצהריים, חשוב להשקיע קצת מחשבה מראש בבחירת המקום הנכון, ההפעלות המתאימות והזרימה הכללית של היום. לרוב, ההמלצה שלי היא ללכת על לוקיישן שיש בו גם מרחב פיזי נוח וגם אווירה שגורמת לכולם לרצות לדבר, לצחוק, ולשכוח מהמשימות ליום אחד (או לפחות לרגע).

זו הזדמנות יוצאת מן הכלל להניע דברים חשובים קדימה. צריכים לקדם החלטות ארגוניות? לחשוב על מוצר או שווקים חדשים? האם זה היום שכולל סיעור מוחות אסטרטגי לשנה הבאה? לכמה השנים הבאות? חשוב לדעת מדוע אתם מקיימים את האופסייט ולא רק בשביל "אוויר צח" וגיבוש צוותי שגם הם חיוניים. ברגע שניסחתם  לכם מטרות ברורות וראליות להשגה, כל סדר היום מקבל מסגרות ברורות שבשלב השני בתהליך, נותר לשבץ בה תוכן ופעילות. המיקוד במטרות מבטיח תוצאות, כרגיל.

כשכבר מגיעים ללוקיישן שבו אפשר ממש “להוריד את הנעליים” (כן, לפעמים אפילו במובן המילולי), נפתחת אפשרות אמיתית לחשיבה משותפת באווירה רגועה. זה בדיוק הזמן לשלב פעילות שתחבר בין כל האנשים ותיתן הרגשה של “אנחנו באמת באותו צד”,  ובין אם מדובר במשחקי גיבוש יצירתיים ולא נדושים, סדנה קטנטנה או הרצאה פעילה (שמעודדת מעורבות)  . לאחר שתדאגו שההומור והפתיחות ייכנסו לתמונה, באופן טבעי צפים הדיונים המשמעותיים יותר הנוגעים לגיבוש: איפה אנחנו עומדים  כצוות, לאן רוצים להגיע, ומה כדאי לעשות כדי לעמוד ביעדים בקלות. לאחר פעילות הגיבוש המתבקשת מגיע השלב של סיעור המוחות.

 בהמשך להמלצת התכנון לפי היעדים חייבים לזכור שגם סיעור המוחות צריך שיהיה מתודרך. במקום סתם לזרוק רעיונות לאוויר, כדאי לבנות לשלב הזה מסגרת ותהליך מוגדרים. למשל, לחלק את הצוות לשתי קבוצות ולתת לכל קבוצה חמש דקות לרשום כל רעיון שעולה לה בראש (בקשר עם מוצר/שוק וכד) – בלי שום ביקורת. לאחר מכן מחליפים בין הרשימות, וכל קבוצה בוחרת מתוכן שני רעיונות שממש "קופצים" לה. אפשר גם ליצור “סטופ כדורגל” – בכל שלוש דקות עוצרים ומבקשים מכולם להוסיף זווית חדשה על משהו שכבר נאמר. אולי זה נשמע קצת קשוח בהתחלה, אבל דווקא הגבולות הברורים והכללים “המשונים” עוזרים לתהליך להיות יצירתי ומדויק יותר.

החיבור בין תהליך מובנה לבין מטרה ברורה הוא בדיוק מה שעושה את האופסייט ליותר מסתם עוד בילוי מחוץ למשרד – הוא הופך אותו לחוויה שיש לה ערך התפתחותי והישרדותי לארגון ואפקט אמיתי על תהליכי העבודה ושיתוף הפעולה התוך ארגוני. בסוף היום, לא אומרים רק “איזה כיף שהיה לנו”, אלא גם “איך הביחד שלנו הוליד רעיונות ורענן את כל המערכת”. ואל תשכחו לקנח באיזה קוקטייל או מאכל מפנק, כדי שכולם יסיימו את היום עם חיוך וגרעין של התחדשות בראש